[For arbeidsgivere]

Guide til ARP - Aktivitets- og redegjørelsesplikten

Er din bedrift klar for den nye norske loven? Alt du må vite om den utvidede Aktivitets- og redegjørelsesplikten

Hva er ARP? En rask introduksjon

Aktivitets- og redegjørelsesplikten (ARP) er en del av likestillings- og diskrimineringsloven og stiller krav til hvordan arbeidsgivere skal hindre diskriminering og fremme likestilling på en systematisk og planmessig måte.

Rapporteringsplikt: ARP-rapporten skal styregodkjennes, og legges ved i årsberetningen til årsrapporten. Under kan du se hvem som er rapporteringspliktige. 

Hvem må rapportere?

Her er en oversikt over alle som er rapporteringspliktige:

  Alle selskaper i privat sektor med over 50 ansatte.
  Alle offentlige virksomheter
  Selskaper i privat sektor med 20+ ansatte, dersom en av arbeidslivets parter krever det.  

OEdkPaxYMXU

Slik jobber du med ARP

Om rapporteringsprossesen:

ARP-rapporten er omfattende fordi arbeidsgiver både er pliktig til å avdekke om det er kjønnsforskjeller på lønn, stillingsprosent og uttak av foreldrepermisjon, men også alle diskrimineringsgrunnlag som arbeidsgivere ikke nødvendigvis sitter på informasjon om. For eksempel skal du  kartlegge om det finnes risiko for diskriminering på grunnlag av etnisitet, funksjonsevne, graviditet, seksuell legning, kjønnsidentitet og -uttrykk, religion, livssyn og kombinasjoner av disse.

Bufdir anbefaler en firestegsmodell for å jobbe systematisk med likestilling:

1. Undersøke og kartlegge tilstand for likestilling
2. Analysere årsaker 
3. Iverksette tiltak basert på de viktigste funnene
4. Vurdere resultatene, evaluere og gjøre punkt 1 på nytt.

Som et minimum skal du avdekke om diskriminering og hindre for likestilling kan forekomme i noen av disse prosessene:
 
Rekruttering
Lønns- og arbeidsvilkår
Forfremmelse og utviklingsmuligheter
Tilrettelegging
Mulighet for å kombinere arbeid og familieliv
I tillegg skal man jobbe for å hindre trakassering seksuell trakassering og kjønnsbasert vold
 

[Les mer] ESG og den nye globale megatrenden → 

 

Bevisstheten rundt sosial bærekraft ("s"en i ESG) vokser stadig i forbindelse med selskapers bærekraftsarbeid. Finn ut hvorfor norske selskaper burde se på ARP og tilsvarende lovkrav som noe positivt å flette inn i den overordnede forretningsstrategien. 


 

ARP resources page - Del 1

Del 1: Aktivitetsplikten

Faktisk tilstand for kjønnslikestilling i virksomheten.

I Del 1 av ARP-rapporten skal du redegjøre for forskjeller mellom kvinner og menn.

Hvert år skal du legge frem data om:

1) Kjønnsbalanse totalt i virksomheten
2) Midlertidig ansatte
3) Deltid og ufrivillig deltid
4) Uttak av foreldrepermisjon

Lønnsforskjeller

Lønnskartlegging er et område som oppleves spesielt komplisert for arbeidsgivere, da de er pålagt å kartlegge om selskapet gir lik lønn for arbeid av lik verdi. Selv om det kun er pålagt å gjøre lønnskartlegging annethvert år, anbefaler vi å gjøre dette også på årlig basis.

Annethvert år skal du legge frem data på lønnsforskjeller: 

Lønnsforskjeller mellom kvinner og menn totalt 
Lønnsforskjeller mellom kvinner og menn på ulike stillingsnivå/-grupper 
Kjønnsfordeling på ulike stillingsnivåer/grupper
Ufrivillig deltid blant kvinner og menn
 

Resources page  Del 2

Del 2: Redegjørelsesplikten

Hvordan er likestillingsarbeidet systematisert?

I Del 2 skal du skrive om hvordan selskaper jobber med mangfold og inkludering, hvilke mål som er satt, hvilke risikofaktorer og hindre for likestilling du kan identifisere innenfor gitte områder, samt hvilke tiltak som er iverksatt for å forbedre like muligheter sett fra et bredere mangfoldsperspektiv.

Den skal blant annet inneholde en beskrivelse av:

Hvordan arbeidet med likestilling og diskriminering er nedfelt i virksomhetens personalpolitikk, strategier, prinsipper, retningslinjer planer eller andre styrende dokumenter.
 
Hvor i virksomheten likestillingsarbeidet er forankret
For eksempel: Er det ledelsen som driver dette frem, eller er det mer ad-hoc-arbeid gjennom mangfoldsutvalg / ildsjeler?
 
Hvordan likestillingsarbeidet er strukturert:
For eksempel: Hvilke fora? Hvem deltar? Hvor ofte møtes de?
 
Resultatene av arbeidet og tiltakene til nå.

Piublished report front cover

Publisering av rapporten

Når? Hvor? Hvordan?

Rapporteringen gjelder for det inneværende regnskapsåret

Når du skal levere rapporten avhenger derfor av når din virksomhet leverer årsrapport
 
De fleste (som følger kalenderår) leverer årsrapporten i løpet av første kvartal eller innen mai.

 

Du skal ikke sende rapporten noe sted: 

Gjennom den nye bestemmelsen i §26c må styret sørge for at lovgivningen for aktivt likestillingsarbeid blir oppfylt i samsvar med loven.

Rapporten skal legges ved i årsberetning eller i et annet offentlig dokument.
 
Dette fordi at informasjonen skal være offentlig tilgjengelig for blant annet investorer, ansatte, media og forskningsmiljøer.
 
 

Hva skjer dersom rapporten er ufullstendig?

Da vil virksomheten bli bedt om å rette opp eller utdype mangler i rapporten. Likestillings- og diskrimineringsombudet (LDO) har mandat til å klage til Diskrimineringsnemnda.

LDO har en veilednings- og oppfølgingsfunksjon med hensyn til lovgivningen. Etter lovforarbeidene har de en dialogrettet tilnærming i veiledningen og kan komme med anbefalinger.
 
Hvis det er mistanke om brudd på lovgivningen, er det Diskrimineringsnemnda som må vurdere klagen.
 
Kontrollfunksjonen som LDO har, betyr at de kan gjennomføre oppfølgingsbesøk til virksomheten. Hvis selskapet ikke overholder sine forpliktelser, kan LDO rette en klage til Diskrimineringsnemnda i henhold til diskrimineringsombudsloven §8.

Lønnskartlegging on background

Lønnskartlegging

Slik gjør du det:

Hovedprinsippet med lønnskartleggingen er at den skal avdekke om det er lønnsforskjeller blant kvinner og menn som gjør arbeid av lik verdi i virksomheten. For å få en mest mulig presis lønnskartlegging kan det være lurt å tenke litt forbi den tradisjonelle "hierarkiske" organisasjonsstrukturen.

Erfaringsmessig anbefaler vi:

  Å lage nye grupper av stillinger som har lik verdi for bedriften, og deretter sjekke om alle er på det lønnsnivået de bør være på. 

Vi kaller denne metoden for å lage "stillingsgrupper". I ARP-verktøyet har vi gjort det enkelt å få oversikt over alle stillingsgruppene og hvilke stillingstitler som inngår i de ulike gruppene. 
 
Inkludert i verktøyet har vi en veileder med konkrete råd og tips i videoformat og nedlastbar pdf om hvordan du kan sette opp dine stillingsgrupper.
 

Husk å inkludere ansattrepresentanter:

Loven stiller krav til å involvere ansattrepresentanter / tillitsvalgte eller tilsvarende i utformingen av lønnsgruppene.

Hvorfor: 

Dette er for å kvalitetssikre lønnskartleggingen, og for å forhindre for eksempel at man setter opp gruppene etter hvem som er på samme lønnsnivå, eller for å få en "finest mulig" rapport. 

Front page of Complaince with background

Dette har vi lært fra tidligere år

Erfaringer

Vi har jobbet med å veilede selskaper på ARP helt siden de nye endringene ble innført, og generelt på mangfold, likestilling og inkludering siden lenge før det.

De to tingene vi ser at flest sliter med er:

1. Hvordan skal vi hente inn og legge frem dataen som er påkrevet i ARP-rapporten?

  • Lønnskartlegging
  • Fremstilling av data

2. Hvilket nivå skal vi legge oss på når det kommer til Del 2, redegjørelsen?

  • Hvor mye skal vi ta med?
  • Terminologi, inkluderende språk, og lignende

Noen tips til en smidig rapporteringsprosess:

Skaff deg en god oversikt over all data som må hentes inn, bearbeides og tolkes. Alt dette har vi automatisert og forenklet i vårt spesialtilpassede ARP-verktøy.

Planlegg hvem som skal være med på å sette sammen rapporten. For eksempel trenger man en kombinasjon av lønnsdata, HR-data og andre personalopplysninger. Husk at ansattrepresentanter skal være involvert i lønnskartleggingen, så sørg for god transparens og kommunikasjon - og nok tid!

Publisering av rapporten: Noen velger å legge den inn med samme design som resten av årsberetningen, noen legger den ved som vedlegg, og andre linker til en dedikert side på nettsiden. 

 

Compliance fra Equality Check

Equality Check's spesialtilpassede ARP-verktøy forenkler og forkorter prosessen med å rapportere. Med verktøyet vårt får du beskjed om akkurat hvilken data som skal lastes opp, så skjer utregningene automatisk. Noen fordeler ved å bruke verktøyet:

Datastrukturen er klar, du kan bare fylle inn
 
Når data og tekst er lagt inn får du en fiks ferdig rapport i tekstversjon eller som link.
 
Ved å ha all dataen samlet, kan du enkelt se fremgang fra år til år. Den skriftlige redegjørelsen trenger bare å oppdateres, du trenger ikke å skrive den på nytt hvert år.

ARP og veien videre

En god start

Vi har samlet svarene på de mest stilte spørsmålene i en egen guide, samt at alle stegene i verktøyet har en egen veiledning med tips og triks.

Vi har verktøyet, kunnskapen og ekspertisen til å guide deg gjennom ARP-rapporten og det videre arbeidet. Ta kontakt med oss hvis du trenger hjelp med mangfoldsarbeidet og -rapporteringen.

ARP er en god måte å starte det systematiske arbeidet på:

Gjenbruk datastrukturen fra ARP
Bruk det samme grunnlaget til å jobbe videre med ytterligere dataanalyse
Bruk dataen som grunnlag til å bygge strategien din på
Se fremgang fra år til år ved å bruke samme metode og ha dataen samlet på ett sted

Ofte stilte spørsmål og svar

Hvem skal rapportere?

Alle offentlige virksomheter, og alle private virksomheter med mer enn 50 ansatte. Private virksomheter med mer enn 20 ansatte må rapportere hvis en av partene i arbeidslivet krever dette.

Hva skal rapporteres?

Rapporten består av to deler:

  1. Del 1: du skal rapportere data på (kjønnsbalanse, lønnsforskjeller, deltid inkludert ufrivillig deltid, midlertidig ansatte og foreldrepermisjon).
  2. Del 2: skal du skrive en redegjørelse om hvordan virksomheten jobber med likestilling, inkludering og mangfold.

Hvor ofte skal vi rapportere?

Det skal rapporteres årlig, men enkelte datainnsamlinger kan gjøres annethvert år. Dette inkluderer lønnskartlegging. Med vårt verktøy er det enkelt å rapportere årlig, noe vi anbefaler våre kunder å gjøre.

Hva skjer hvis vi ikke rapporterer?

Likestillings og diskrinineringsombudet (LDO) har en veilednings og oppfølgningsfunksjon. Etter lovforarbeidene har de en dialogrettet tilnærming i veiledningen og kan komme med anbefalinger. Dersom LDO ikke mener en virksomhet har oppfylt rapporteringskravet kan de klage til Diskrimineringsnemda som vil vurdere om virksomheten faktisk har oppfylt rapporteringskravet. Denne klagen er et offentlig dokument som alle har innsyn i, både når den er til behandling og når den er oppklart. Ytterste konsekvens av dette er at selskapet får en bot. 

ARP-rapporten har også en preventiv funksjon. Dersom et selskap får en diskrimineringssak mot seg, skal selskapet kunne dokumentere hvilket arbeid som er lagt ned i å forhindre diskriminering og fremme likestilling. 

Hva skal med i risikoanalysen?

Du må sjekke potensiell risiko for diskriminering på disse hovedområdene (som et minimum):

  • rekruttering
  • lønns- og arbeidsvilkår
  • forfremmelse og utviklingsmuligheter
  • tilrettelegging
  • mulighet for å kombinere arbeid og fritid

Man skal inkludere alle diskrimineringsgrunnlagene i analysen: kjønn, etnisitet, seksuell orientering, funksjonsevne, religion, livssyn, graviditet og amming, permisjon ved fødsel og adopsjon, omsorgsoppgaver, kjønnsidentitet og kjønnsuttrykk. 

Kan jeg se en eksempelrapport?

Alle kunder av Equality Check, som har tilgang til verktøyet, får en eksempelrapport de kan se på som inspirasjon.